今回は正しいデータの入力方法について解説していきます。

Excelを日々の仕事で使う方は多いかと思います。

データの入力規則を意識して入力していますか？

データの入力規則があるというのも初耳という方もいると思います。

仕事でExcelでデータを入力して資料を提出するときに受取側が確認するときに

データの入力が不規則にされていた場合、統計データなどの膨大なデータを扱うときは非常に困ります。

このことについて衆議院議員・行政改革担当大臣の河野太郎さんが

Twitterで発信した内容で非常に反響がありました。

それほどデータの入力規則が統一されていないことに不満を持っている方が多いのがわかります。

 

データの入力規則とは

Excelでは基本自由に入力にが出来ますので規則などないというのはそうなんですが

それではデータの入力規則とは何なのかというとデータとして扱いやすい入力規則になっているかです。

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• 半角と全角が混在している
• 記号や数値が混在している
• データが入力されている列の途中にセルが結合されているセルがある

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Excelはあくまで計算が必要な場合に使うソフトです。

計算がしやすいように入力されていなければ意味がありません。

またデータがまとめられたファイルを受け取る側がそのデータをまとめるとき

表計算する・グラフを使う場合もデータが扱いやすいデータの入力がされていないと

計算もグラフ化も正しく表示出来ません。

河野太郎氏が制定したデータの入力規則とは

1セル1データとなっているか

数値データは数値属性とし、文字列を含まないこと

セルの結合をしていないか

スペースや改行等で体裁を整えていないか

項目名等を省略していないか

数式を使用している場合は、数値データに修正しているか

オブジェクトを使⽤していないか

データの単位を記載しているか

機種依存文字を使用していないか

データが分断されていないか

１シートに複数の表が掲載されていないか

 

まとめ

今回はデータの入力規則について解説させて頂きました。

Excelはデータを扱うことの多いソフトですのでデータの入力規則には気を付けたいですね！